Strateginen hankintaosaaminen

Öljyn käyttö edellyttää strategista hankintaosaamista

Hankintaosaaminen on jokaisessa menestyvässä yrityksessä strategista osaamista. Hankintaosaaminen vaikuttaa yrityksen toimintaan kahdella merkittävällä tavalla. Ensinnäkin hankintaosaamisella on tietysti suora vaikutus yrityksen viimeiselle riville ja katteeseen. Usein kuulee sanottavan että jokainen säästetty euro on voittoa.

PäätöskaavioHankintaosaamiseen kuuluu kuitenkin myös toinen, vielä strategisempi ulottuvuus, nimittäin hankintojen välinen valinta, niiden keskinäisten vaikutussuhteiden todentaminen ja soveltuvan hankintakombinaation laadinta. Näitä sovelletaan hyvin kattavasti ainakin prosessien ydinkumppaneiden valintaan ja vaihtelevasti tukitoimintojen toimittajiin.

Strategisen hankinnan epäonnistumista kuvaakin kansankielellä “markan renki teki 10 markan virheen” toteama, jossa toimittajan osaaminen ja sitoutuminen on loppunut ja on päädytty jokaiselle osapuolelle epäedulliseen tilanteeseen.

Strategisessa hankinnassa tarkastellaan kokonaiskustannustasoja, riskejä ja haluttuja luotettavuustasoja. Toimittajien luokitteluun on kehitetty monentyyppisiä menetelmiä pisteyttämään toimittajia, antamaan heille kokonaiskustannusarvioita ja suosituimmuusasemia (Strateginen toimittaja). Hyvin usein kuitenkin unohtuu yksi olennainen kysymys strategisessa hankinnassa – mitä hankitaan.

Strategisen hankinnan yksi tärkeimmistä kysymyksistä on mitä hankitaan ja mitä prosessia varten. Hankinnassa prosessin omistajat, eli käytännön työntekijät määrittelevät tarvittavat tuotteet ja palvelut ja näiden kokonaisuuden. Tällöin hankinnassa pitää olla tarkkana että tarvittavat tuotteet ja palvelut kattavat oikeassa laajuudessa oikean kokonaisuuden. Jatkuvasti on pyrittävä välttämään ettei hankinnassa jäädä yhden tai kahden toimittajan armoille, ja että hankinnalla säilyy itsenäisyys.

Öljyn strateginen hankinta

Esimerkiksi voitelu- ja hydrauliöljyä käyttävien laitteistojen öljyjen hankinnassa käytetään usein laitteistovalmistajan ISO VG standardin mukaista suositusta. Standardi on laitteistojen käyttöä ajatellen kohtuuttoman epätarkka ja pelkästään sen noudattaminen hankinnassa vähintään kaksinkertaistaa laitteistojen käyttökustannukset optimaalliseen tilanteeseen nähden.

Oikean öljyn ostaminen kustannustehokkaasti on haastavaa

Pääosin ISO VG standardi on ehdoton minimi määritettäessä öljyn laatua. Usein laitteistovalmistaja on määritellyt myös oman tai tunnustetun kilpailijan standardin öljynlaadun lisävaatimuksiksi. Toisaalta nämä eivät aina ole julkisia ja käyttäjä jää toimittajien kanssa “naimisiin”.

Hyvä vertailu kohta on muuntajaöljyä varten tehty IEC 60422 standardi, jossa on määritelty muuntajaöljyn ominaisuuksia huomattavasti tarkemmin. Voidaan sanoa että IEC 60422 standardi soveltuu eristysöljyn strategisen hankinnan tueksi huomattavasti paremmin kuin ISO VG standardi. Samoin IEC 60422 soveltuu myös kunnossapidon työkaluksi paremmin.

ISO VG standardin puutteita ovat paikanneet suuret laitteistovalmistajat, jotka ovat kirjoittaneet omia standardejaan voitelu- ja hydrauliöljyn vaatimuksiksi. Pienempiin kohteisiin laitteistotoimittajat mielellään toimittavat omaa öljyään, joka vastannee paremmin kohteen vaatimuksia.

Hankinnan kannalta laitteistotoimittajien standardeissa on kaksi suurta ongelmaa: kustannustaso on laitteistovalmistajien omilla öljyillä huomattavasti korkeampi kuin tavanomaisilla öljyillä, ja öljyn todellista käyttöikää ja soveltuvuutta on haastavaa valvoa. Molemmat kokemuksemme mukaan moninkertaistavat kustannukset käyttäjälleen.

Korvaavien ratkaisujen määrittäminen

Hyvin usein öljyn käytössä kilpailutetaan ISO VG standardin öljytyypit mukaiset öljytoimittajat keskenään. Pienemmälle huomiolle jää eri käyttö- ja kunnossapitomenetelmien kilpailuttaminen keskenään, tai kokonaiskustannustason kilpailutus keskenään. Laitteistotoimittajien omia öljyjä käytettäessä molempien markkinahinnan määrittäminen kilpailun kautta jää pois ja kustannukset ovat olennaisesti korkeammat.

Määritettäessä voitelu- ja hydrauliöljyn kokonaiskustannuksia, öljyjen käyttöikä on suurin yksittäinen kustannustekijä öljyn hinnan lisäksi. Öljyn käyttöiän määrittämiseen tarvitaan öljyn tarkat ominaisuudet ja öljyn vanhentumisen nopeus täytyy tuntea. Toisaalta, öljyn hajoamiseen ja vanhentumiseen voidaan puuttua kemiallisilla ja teknisillä ratkaisuilla, joiden kustannukset pitää ottaa huomioon öljyjen kokonaiskustannuksia.

Mikäli öljyjen käytössä siirrytään kunnossapitoon öljyn kategorisen vaihtamisen sijaan, myös muiden öljyyn liittyvien kustannusten luonne vaihtuu. Laitteistohankintoja tulee enemmän, seurantakustannuksia syntyy ja satunnaisesti jouduttaneen ostamaan ulkopuolisia asiantuntijapalveluita potentiaalisten ongelmien tunnistamiseksi. Näiden ylimääräisten kustannusten tunnistaminen ja vertailu oikeaan vaihtoehtoiseen kokonaiskustannustasoon on strategisen hankinnan osaamisen mittari.

Suositeltavat toimenpiteet

Kokonaistaloudellisuus

Kokonaiskustannusten vertaaminen on tärkeää!

Strategisessa hankinnassa öljyjen käyttöön tulee ohjeistus, jossa määritetään käytettävät öljyt niiden teknis-fysikaalisten ja kemiallisten ominaisuuksien kautta. ISO VG on vähimmäistaso, joka ei nykyaikana riitä ainoaksi valintakriteeriksi.

Määrittämällä tarkat ominaisuudet tarvittaville öljyille, luodaan mahdollisuudet seurata öljyjen käyttökuntoa, pitää se jatkuvasti laitteistovaatimusten tasalla sekä automaattisesti todeta öljyjen käyttöiän muutos. Öljyjen vaihtoväliksi tulee luonnollisesti öljyjen kunnon heikentymisen kautta oikea vaihtoväli.

Määrittämällä tarvittavien öljyjen tarkat arvot otetaan myös kantaa siihen, miten näitä öljyjä käytetään ja kunnossapidetään. Seuraavaksi tehtävä suuri strateginen valinta on halutaanko kunnossapidon toimenpiteillä pidentää öljyjen vaihtoväliä ja ylläpitää hyvää suorituskykyä vai seurata vääjäämätöntä hajoamiskehitystä ja tyytyä vaihtamaan öljy ajoissa.

Öljyjen strateginen hankinta edellyttää hyvää yhteistyötä käytön ja kunnossapidon välillä, selviä päätöksiä miten öljyä käytetään ja seurataan mutta myös koko organisaation sitoutumista tunnistamaan toisilleen vaihtoehtoiset hankinnat tuplahankintojen välttämiseksi.

Lisätietoja

Mikko Oksanen                                      puh. 050 308 6554
toimitusjohtaja                                       mikko.oksanen@fluidintelligence.fi


Fluid Intelligence Oy tarjoaa kattavan valikoiman öljyn elinkaaripalveluita

Lue lisää tarjoamistamme ratkaisuista

Lue lisää yrityksestämme

Lue lisää asiakkaistamme

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *